Chief of Staff / Strategic Assistant (m/w/d)

Die Huntrex Group GmbH & Co. KG ist eine der führenden international agierenden Personalberatungen im Bereich Digital Recruiting und Executive Search. Wir sind spezialisiert auf die Besetzung von Fach- und Führungspositionen und verbinden menschliche Expertise mit technologischer Exzellenz. Durch den Einsatz modernster Technologien und maßgeschneiderter Lösungen optimieren wir den Rekrutierungsprozess und gewährleisten nachhaltige Besetzungen. Unser Engagement sichert unseren Klienten die besten Talente, die perfekt zur DNA ihres Unternehmens passen, und garantiert langfristige, erfolgreiche Personalentscheidungen.

In der Rolle des Chief of Staff / Strategic Assistant (m/w/d) übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Unterstützung der Geschäftsleitung und tragen maßgeblich zur Effizienz und Organisation des Unternehmens bei. Sie sind verantwortlich für die umfassende Planung, Koordination und Verwaltung von administrativen und organisatorischen Aufgaben, insbesondere im Bereich Termin- und Rechnungsmanagement.

Aufgaben im Detail:

• Koordination und Planung von Terminen der Geschäftsleitung

• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings

• Verwaltung des Kalenders und Priorisierung von Aufgaben

• Verwaltung und Überprüfung von Rechnungen

• Überwachung der Budgetierung und Finanzplanung

• Pflege und Verwaltung von Dokumenten und Ablagesystemen

• Erstellung und Verwaltung von Berichten und Präsentationen

• Koordination der internen und externen Kommunikation

• Planung und Buchung von Geschäftsreisen

• Erstellung von Reiseplänen und -berichten

• Verwaltung der Reisekostenabrechnung

• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten

• Erstellung und Pflege von Projektplänen und -dokumentationen

• Überwachung des Projektfortschritts und Reporting an die Geschäftsleitung

• Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen

• Koordination von Meetings, Konferenzen und Workshops sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Veranstaltungen

• Übernahme allgemeiner organisatorischer und administrativer Aufgaben

• Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen und anderen rechtlichen Dokumenten

• Verwaltung und Pflege von Kunden- und Kandidatendatenbanken

• Aktive Betreuung und Pflege von Kunden- und Kandidatenbeziehungen

• Vorbereitung und Begleitung von Kunden- und Kandidatenmeetings

• Einarbeitung und Coaching neuer Teammitglieder

Fachliche Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen

• Fundierte Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einer Beratung oder einem vergleichbar dynamischen Umfeld

• Gute Kenntnisse im Rechnungswesen und Finanzmanagement

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Persönliche Qualifikationen:

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit

• Hohe Dienstleistungsorientierung und die Fähigkeit, auf Kundenbedürfnisse einzugehen

• Starke kommunikative Fähigkeiten und Überzeugungskraft

• Eigenmotivation und Eigeninitiative

• Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und Prioritäten zu setzen

• Hohe Belastbarkeit und Flexibilität

• Ein dynamisches und motiviertes Arbeitsumfeld

• Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

• Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen

  • Betriebliche Altersvorsorge

  • GymPass

  • Corporate Benefits

• Die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung und dem Wachstum des Unternehmens mitzuwirken

• 30 Tage Urlaub

• Mobiles Arbeiten

• Neueste Technologien und eine innovative Infrastruktur