Unser Mandant ist ein inhabergeführtes, international tätiges Industrieunternehmen im Bereich Recycling, Kreislaufwirtschaft und nachhaltige Rohstoffgewinnung mit Hauptsitz in Nordrhein-Westfalen und zählt zu den dynamischsten Wachstumsunternehmen seiner Branche. Was vor rund 12 Jahren mit einer klaren unternehmerischen Vision begann, entwickelte sich innerhalb weniger Jahre zu einer international agierenden Unternehmensgruppe mit rund 45 Mitarbeitenden und einem dreistelligen Millionenumsatz. Das Unternehmen wurde mehrfach als eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen Deutschlands ausgezeichnet und verbindet Innovationskraft mit einem klaren unternehmerischen Anspruch. Heute befindet sich das Unternehmen weiterhin in einer außergewöhnlichen Wachstumsphase. Neue Märkte, neue Strukturen und neue Chancen entstehen beinahe täglich. Wer Freude daran hat, eng mit einem visionären Unternehmer zusammenzuarbeiten, Verantwortung zu übernehmen und Wachstum aktiv mitzugestalten, findet hier ein außergewöhnliches Umfeld.

Du sorgst dafür, dass der CEO und das People & Culture Team sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Dabei übernimmst du eigenverantwortlich organisatorische, administrative und koordinative Aufgaben und stellst sicher, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert. Die Position verbindet klassische Executive Assistance mit Verantwortung im Office Management, administrativer Unterstützung im Bereich People & Culture sowie der eigenständigen Organisation von Messen und Veranstaltungen. Gesucht wird eine Persönlichkeit, die strukturiert arbeitet, Verantwortung übernimmt und auch in einem dynamischen Umfeld stets den Überblick behält.

Du unterstützt den CEO im operativen Tagesgeschäft und übernimmst darüber hinaus eigenverantwortlich organisatorische Aufgaben in verschiedenen Unternehmensbereichen.

• Executive Assistance

  • Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts des CEOs

  • Eigenverantwortliche Termin-, Reise- und Kalenderplanung

  • Vor- und Nachbereitung von Meetings

  • Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsgrundlagen

  • Koordination interner und externer Ansprechpartner

  • Nachverfolgung offener Themen

  • Allgemeine administrative Unterstützung

• People & Culture Support

  • Vorbereitung des Onboardings neuer Mitarbeitender

  • Erstellung und Vorbereitung von Arbeitsverträgen und Personalunterlagen

  • Organisation von Vorstellungsgesprächen

  • Terminplanung und administrative Unterstützung des People & Culture Teams

  • Vorbereitung von Schulungsunterlagen

• Office Management

  • Verantwortung für einen repräsentativen Bürostandort

  • Bestellung sämtlicher Verbrauchsmaterialien

  • Koordination externer Dienstleister

  • Ansprechpartner*in für organisatorische IT-Themen

  • Schlüssel- und Zutrittsmanagement

  • Organisation des Fuhrparks

  • Unterstützung bei Versicherungs- und Verwaltungsthemen

  • Organisation von Post- und Paketmanagement

  • Sicherstellung eines professionellen Büroalltags

• Event- & Messemanagement

  • Eigenständige Planung und Organisation von Messen und Veranstaltungen

  • Koordination von Hotels, Caterern und externen Dienstleistern

  • Abstimmung mit Standbauern

  • Organisation von Drucksachen und Werbemitteln

  • Teilnehmermanagement

  • Erstellung von Zeitplänen

  • Unterstützung bei Auf- und Abbau

  • Sicherstellung eines professionellen Unternehmensauftritts

Du verfügst idealerweise über Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Team Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion.

Darüber hinaus überzeugst du durch:

• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent

• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

• Hohe Serviceorientierung

• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein

• Kommunikationsstärke sowie sicheres Auftreten

• Diskretion und Zuverlässigkeit

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und modernen digitalen Anwendungen

• Freude daran, mehrere Themen parallel zu koordinieren und Prioritäten zu setzen

• Direkte Zusammenarbeit mit dem geschäftsführenden Gesellschafter in einer außergewöhnlich vertrauensvollen Schlüsselposition mit großem Gestaltungsspielraum

• Hohe Eigenverantwortung sowie direkter Einblick in sämtliche Unternehmensbereiche und strategische Entscheidungen

• Zusammenarbeit mit einem visionären Unternehmer in einem der dynamischsten Unternehmen seiner Branche

• Modernes, vollständig digital aufgestelltes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und Workation (je nach Tätigkeit)

• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten inklusive Coaching-App

• Betriebliche Altersvorsorge sowie umfangreiche Gesundheitsleistungen (u. a. Zuschüsse zu Zahnersatz, Sehhilfen und Auslandskrankenversicherung)

• Dienstrad-Leasing

• Regelmäßige Team-Events und gemeinsame Mittagessen

• Kostenfreie Parkplätze

• Langfristige Perspektive in einem nachhaltig wachsenden Unternehmen

• Attraktive Vergütung mit Flexibilität für außergewöhnlich passende Persönlichkeiten